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Sieben Schritte zu Sepa

Schritt 1: Gläubiger-Identifikationsnummer beantragen.

veröffentlicht am 22.08.2013 um 06:00 Uhr
aktualisiert am 30.10.2016 um 05:41 Uhr

Jeder Verein, der die Mitgliedsbeiträge via Lastschriftverfahren einzieht, benötigt seine Gläubiger-Identifikationsnummer. Als ersten Schritt zur Umstellung auf Sepa sollte sie darum bei der Deutschen Bundesbank beantragt werden www.glaeubiger-id.bundesbank.de

Schritt 2: Inkassovereinbarung mit der Hausbank. Um am Sepa-Lastschriftverfahren teilnehmen zu können, muss der Verein von seiner Bank dafür zugelassen werden. Die Ansprechpartner in der Hausbank helfen hier gerne weiter.

Schritt 3: Umstellung der Stammdaten. Da ein Verein die Beiträge von den Konten seiner Mitglieder einzieht, muss er deren Kontodaten auf IBAN und BIC umstellen. Um den bürokratischen Aufwand im Rahmen zu halten, bietet die Kreditwirtschaft Programme zur Konvertierung an. Die Mitgliederdaten können auch direkt abgefragt werden. Die Vereine müssen ihre Kontodaten ebenfalls umstellen und darauf achten, dass ihre Geschäftspapiere (Briefpapier, Rechnungen) angepasst werden.

Schritt 4: Das Sepa-Lastschriftmandat. Um die Mitgliedsbeiträge einziehen zu können, benötigt der Verein die Erlaubnis jedes einzelnen Mitglieds: das sogenannte SEPA-Lastschriftmandat. Bereits bestehende Einzugsermächtigungen gelten weiterhin. Bei Altmitgliedern muss also kein neues Mandat eingeholt werden. Die Vereinsmitglieder müssen lediglich über die Umstellung informiert werden (siehe Schritt 6). Von jedem, der dem Verein neu beitritt und seine Beiträge via Sepa-Lastschrift abbuchen lässt, muss nun statt der Einzugsermächtigung ein SEPA-Lastschriftmandat vorliegen. Die Vorlage für die Mandatstexte findet sich i.d.R. in den Inkassobedingungen der Hausbank.

Schritt 5: Mandatsreferenznummer festlegen. Für jede Sepa-Lastschrift muss eine individuelle Mandatsreferenznummer festgelegt werden, die maximal 35 Zeichen (Buchstaben und Zahlen) umfassen darf. Sie könnte beispielsweise aus dem Namen und der Mitgliedsnummer eines Vereinsmitglieds bestehen.

Schritt 6: Mitglieder informieren. Vor der ersten Anwendung muss jedes Mitglied vom Verein darüber informiert werden, dass künftig Sepa-Lastschriften eingezogen werden. Hierzu gibt es Musterschreiben im Internet (www.sepadeutschland.de/sepa-fuer-vereine).

Schritt 7: Was sonst noch zu beachten ist. Nun kann das Sepa-Lastschriftverfahren starten! Zu berücksichtigen ist, dass jedes Mitglied mindestens zwei Wochen vor Abbuchung über die Höhe und das Abbuchungsdatum informiert werden muss. Dies kann beispielsweise mit der Jahresabrechnung geschehen. Bei Sepa-Basislastschriften ist außerdem zu beachten, die Lastschrift frühzeitig bei der Bank einzureichen: vor der ersten Abbuchung sind fünf Tage Vorlauffrist einzuplanen, bei Folgeabbuchungen zwei Tage.



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