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Traugott Grundmann verrät, welche Arbeit hinter der Organisation des VW-Veteranentreffens steckt

Wie kommen die Käfer in die Stadt?

HESSISCH OLDENDORF. Drei Tage Programm mit Party und Live-Musik, Tausende ausgestellter Fahrzeuge, Teilnehmer aus aller Welt und Besucherzahlen im fünfstelligen Bereich – ein richtiges „Mammut-Wochenende“. Doch wie wird so ein Großereignis wie das VW-Veteranentreffen eigentlich organisiert?

veröffentlicht am 15.06.2017 um 15:54 Uhr

Uralte Käfer – schön anzusehen für die Besucher. Doch die Arbeit, die hinter dem VW-Treffen steckt, sieht kaum jemand. Foto: Archiv/wal
Johanna Lindermann

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Johanna Lindermann Volontärin zur Autorenseite
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Welche rechtlichen Schritte sind notwendig? Welche Sicherheitsvorkehrungen sind wichtig? Und wie lange dauert so eine Planungsphase überhaupt?

„Wir sind seit gut anderthalb Jahren in der Vorbereitung des Treffens“, sagt Traugott Grundmann vom Organisationsteam, das aus 25 Leuten besteht. Die Arbeit machen sie alle ehrenamtlich – einige nehmen sich dafür sogar ihren Jahresurlaub. In den letzten Wochen habe sich das Team immer öfter getroffen – und die Treffen dauerten dann schon mal vier bis sechs Stunden, verrät Grundmann. Jeder habe dabei einen eigenen Aufgabenbereich, fährt Grundmann fährt. Einige organisierten die Aufstellung der Fahrzeuge in der Innenstadt, andere die Tauschbörse für Ersatzteile, wieder andere kümmerten sich darum, dass es auf dem eigens eingerichteten Campingplatz Duschen, Toiletten, Wasser und Strom gebe.

Für all dies mussten natürlich im Vorfeld Genehmigungen eingeholt werden: Neben dem Campingplatz müssen unter anderem auch die Innenstadtnutzung, die Ausfahrt mit über 400 Fahrzeugen durch das Weserbergland und die Musiktitel, die gespielt werden sollen, erlaubt werden. „Außerdem haben wir Absprachen mit der Feuerwehr, dem Hessisch Oldendorfer Ordnungsamt, der Polizei und dem Deutschen Roten Kreuz, das Ärzte und Sanitäter bereitstellt, getroffen“, so Grundmann. Als Grundlage dafür galten die Besucherzahlen des letzten Treffens: 40 000 waren es 2013 an der Zahl, schätzt die Polizei. Um für die größtmögliche Sicherheit zu sorgen, haben die Organisatoren vorab mit dem Landkreis und der Feuerwehr Rettungswege festgelegt und eine sogenannte Gefährdungsanalyse durchgeführt.

Auch in der Stadthalle, wo am Freitagabend eine große Begrüßungsfeier für alle Teilnehmer stattfindet, musste sichergestellt werden, dass Technik und Toiletten funktionieren. Auch Caterer mussten engagiert und Sponsoren geworben werden. Darüber hinaus wurden Gespräche mit den Hotels, und Gaststätten in Hessisch Oldendorf – beispielsweise bezüglich der Bereitstellung ihrer Toiletten – sowie den Betreibern der Großenwiedener Fähre, mit der die Wagen auf der großen Ausfahrt übersetzen wollen, geführt.

Doch auch die beste Organisation nützt nichts, wenn keiner von dem Treffen erfährt. „Wir haben Plakate und Programmhefte gedruckt und im Ausland Werbung für das Treffen gemacht, zum Beispiel auf VW-Treffen in England“, erzählt Grundmann. Auch die Plaketten und T-Shirts, die Teilnehmer und Zuschauer als Andenken mitnehmen können, mussten designt werden.

Wie sich Ehrenamtliche dieses ganze Wissen über die Organisation aneignen können? „Aus Erfahrung“, lacht Grundmann. Deshalb gebe es auch eine Reparatur-Kolonne, falls Autos kaputtgehen und einen Getränkewagen an der Großenwiedener Fähre. Außerdem fahren die Organisatoren vorab die Ausfahrt-Strecke ab und notieren, wo die Teilnehmer abbiegen müssen, damit niemand verloren geht.

„Stadt, Polizei und viele ehrenamtliche Helfer unterstützen uns aber auch sehr gut“, lobt Grundmann. „Das macht dann noch mehr Spaß, wenn man merkt, dass wir nicht alleine sind.“

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